Comment rédiger une bonne URS pour des projets de machines de packaging

Pourquoi une bonne URS est importante

Après près de 50 ans dans la fabrication de redresseurs de bouteilles, nous avons examiné des centaines de Spécifications des Exigences Utilisateur (URS) provenant d'entreprises du monde entier.

Toutes les URS ont été rédigées avec le même objectif : réduire les risques du projet et garantir que le fournisseur comprenne clairement les attentes du client.

Malheureusement, il arrive parfois que l'effet inverse se produise.

Au lieu de simplifier le projet, l'URS devient parfois si détaillée que le client comme l'OEM passent des semaines à examiner les commentaires, discuter des exceptions et évaluer les modifications techniques.

Personne n'y trouve son compte.

Le client consacre davantage d'heures d'ingénierie à l'examen des commentaires du fournisseur. L' OEM passe plus de temps à évaluer les écarts par rapport à sa conception standard.

Le projet devient plus coûteux, les délais de livraison s'allongent et, dans de nombreux cas, la machine finale n'est pas significativement meilleure.

Une bonne URS ne devrait pas décrire comment construire une machine.

Elle devrait décrire ce qui caractérise un résultat satisfaisant.

Le client et l'OEM ont des expertises différentes

L'une des leçons que j'ai apprises au fil des années est que les meilleurs projets se développent lorsque chaque partie se concentre sur ce qu'elle connaît le mieux.

Le client est l'expert de ses produits, de son processus de fabrication et de ses exigences opérationnelles.

L'OEM est l'expert de la conception de machines de packaging fiables.

Une URS devrait permettre aux deux parties d'apporter leur expertise.

Au lieu d'imposer des solutions techniques, elle devrait définir clairement les objectifs de production, les attentes en matière de qualité, les exigences réglementaires et toute contrainte spécifique au projet.

L'OEM peut alors proposer la solution technique la plus adaptée en s'appuyant sur des technologies éprouvées et sur son expérience préalable.

Pourquoi une URS trop détaillée augmente le coût du projet

Les URS longues ne posent pas problème uniquement en raison de leur longueur. Le véritable problème réside dans la quantité de travail d'ingénierie qu'elles génèrent pour toutes les parties concernées.

Chaque exigence non standard doit être examinée, commentée et, dans de nombreux cas, chiffrée séparément.

L'équipe d'ingénierie du client examine ensuite ces commentaires, étudie les alternatives et décide si chaque écart est justifié.

Parallèlement, les exigences non standard entraînent souvent une ingénierie sur mesure, une programmation supplémentaire, des composants spécifiques, de nouveaux documents et des activités de validation plus longues.

Le résultat est généralement davantage de travail pour tous, des coûts de projet plus élevés et des délais de livraison plus longs.

Définissez les priorités, pas les solutions techniques

Au lieu de...

Spécifier une marque de servomoteur.

Préférez...

Définir la précision de positionnement requise et la disponibilité mondiale des pièces de rechange.

Au lieu de...

Spécifier le modèle de PLC.

Préférez...

Définir le protocole de communication requis ou la marque avec laquelle vos ingénieurs software sont familiarisés.

Au lieu de...

Copier des dizaines de pages de réglementations de sécurité.

Préférez...

Exiger la conformité aux directives applicables les plus récentes en matière de machines et de sécurité.

Cette approche offre à l'OEM suffisamment de flexibilité pour utiliser des solutions standard éprouvées tout en répondant aux objectifs du client.

Vérifiez la machine, ne la décrivez pas

L'une des évolutions positives de ces dernières années est la facilité avec laquelle il est désormais possible de partager des informations à distance et en direct.

Au lieu d'échanger des dizaines d'e-mails pour discuter de conceptions théoriques de machines, les acheteurs et les OEM peuvent organiser une courte réunion en ligne devant une machine similaire déjà en fonctionnement dans l'usine du fabricant.

En seulement 30 minutes, il est souvent possible d'examiner l'accessibilité, la maintenance, les changements de format, l'ergonomie et la philosophie de fonctionnement, ce qui permet au client de déterminer rapidement quelles caractéristiques standard répondent déjà à ses attentes et lesquelles nécessitent réellement une adaptation.

D'après mon expérience, ces 30 minutes devant une machine réelle permettent souvent de clarifier davantage de points que vingt pages de spécifications écrites.

Incluez les informations que seul le client connaît

Certaines informations ne peuvent provenir que du client et sont essentielles à la réussite du projet.

Elles comprennent :

• Plans des bouteilles et spécifications des produits.
• Cadences de production requises et besoins futurs en capacité.
• Plans de l'usine et espace disponible pour l'installation, ainsi que les accès nécessaires à l'entrée des équipements.
• Niveau de compétences techniques des opérateurs.
• Raccordements aux utilités et restrictions d'accès.
• Attentes relatives au FAT, à la mise en service et au SAT.

Pour les équipements de manipulation des bouteilles, il est particulièrement important de disposer de plans précis des bouteilles. De petites différences dans leur géométrie peuvent influencer de manière significative les performances de la machine.

Séparez les aspects techniques des aspects commerciaux

Les exigences techniques et les conditions commerciales ne devraient pas être mélangées dans un même document.

Les conditions de paiement, les garanties bancaires, les exigences en matière d'assurance et les pénalités contractuelles sont importantes, mais elles doivent être traitées dans le cadre des négociations commerciales et non dans une spécification technique.

La séparation de ces discussions permet aux équipes d'ingénierie de se concentrer sur la conception de la solution appropriée, tandis que les équipes commerciales gèrent de manière indépendante les aspects contractuels.

Réutilisez ce qui fonctionne déjà

L'une des approches les plus efficaces consiste à créer une URS standard pouvant être réutilisée dans différents projets.

Une partie commune peut inclure les standards de l'entreprise, les exigences de validation, les règles de documentation et les protocoles de communication privilégiés.

Une seconde section devrait contenir uniquement les informations spécifiques au projet : spécifications des bouteilles, cadences de production requises, plans d'implantation, délais et critères d'acceptation.

Cela permet au client comme à l'OEM de gagner du temps et d'intégrer les améliorations issues des projets précédents au lieu de repartir de zéro à chaque fois.

Conclusion

Après avoir examiné des centaines d'URS au cours de ma carrière, je suis arrivé à une conclusion simple.

Les meilleurs projets commencent rarement par les spécifications les plus longues.

Ils commencent par les plus claires. Et ce qui n'est pas clair devrait, si possible, être discuté directement devant la machine.