Come redigere una buona URS per progetti di macchinari per il packaging

Perché una buona URS è importante

Dopo quasi 50 anni nella produzione di riordinatori di bottiglie, abbiamo esaminato centinaia di Specifiche dei Requisiti Utente (URS) di aziende di tutto il mondo.

Tutte le URS sono state redatte con lo stesso obiettivo: ridurre il rischio del progetto e garantire che il fornitore comprenda chiaramente le aspettative del cliente.

Purtroppo, a volte accade esattamente il contrario.

Invece di semplificare il progetto, la URS diventa così dettagliata che sia il cliente sia l'OEM trascorrono settimane a esaminare commenti, discutere eccezioni e valutare modifiche tecniche.

Nessuno ne trae vantaggio.

Il cliente dedica più ore di ingegneria alla revisione dei commenti del fornitore. L' OEM dedica più tempo alla valutazione delle deviazioni rispetto al proprio progetto standard.

Il progetto diventa più costoso, i tempi di consegna si allungano e, in molti casi, la macchina finale non è significativamente migliore.

Una buona URS non dovrebbe descrivere come costruire una macchina.

Dovrebbe descrivere che cosa significa ottenere un risultato soddisfacente.

Il cliente e l'OEM hanno competenze diverse

Una delle lezioni che ho imparato nel corso degli anni è che i progetti migliori nascono quando ciascuna parte si concentra su ciò che conosce meglio.

Il cliente è l'esperto dei propri prodotti, del processo produttivo e dei requisiti operativi.

L'OEM è l'esperto nella progettazione di macchinari per il packaging affidabili.

Una URS dovrebbe consentire a entrambe le parti di mettere a disposizione le proprie competenze.

Invece di prescrivere soluzioni tecniche, dovrebbe definire chiaramente gli obiettivi di produzione, le aspettative di qualità, i requisiti normativi e qualsiasi vincolo specifico del progetto.

A partire da queste informazioni, l'OEM può proporre la soluzione tecnica più adeguata utilizzando tecnologie collaudate e la propria esperienza pregressa.

Perché una URS eccessivamente dettagliata aumenta i costi del progetto

Le URS molto estese non sono un problema solo per la loro lunghezza. Il problema è la quantità di lavoro di ingegneria che generano per tutte le parti coinvolte.

Ogni requisito non standard deve essere esaminato, commentato e, in molti casi, quotato separatamente.

Il team di ingegneria del cliente esamina quindi tali commenti, valuta le alternative e decide se ogni deviazione è giustificata.

Allo stesso tempo, i requisiti non standard comportano spesso attività di ingegneria personalizzata, programmazione aggiuntiva, componenti speciali, nuova documentazione e attività di validazione più lunghe.

Il risultato è generalmente più lavoro per tutti, costi di progetto più elevati e tempi di consegna più lunghi.

Definisca le priorità, non le soluzioni tecniche

Invece di...

Specificare una marca di servomotore.

Meglio...

Definire la precisione di posizionamento richiesta e la disponibilità globale dei ricambi.

Invece di...

Specificare il modello di PLC.

Meglio...

Definire il protocollo di comunicazione richiesto o la marca con cui i suoi ingegneri software hanno maggiore familiarità.

Invece di...

Copiare decine di pagine di normative di sicurezza.

Meglio...

Richiedere la conformità alle più recenti direttive applicabili in materia di macchine e sicurezza.

Questo approccio offre all'OEM sufficiente flessibilità per utilizzare soluzioni standard collaudate continuando a soddisfare gli obiettivi del cliente.

Verifichi la macchina, non la descriva

Uno dei cambiamenti positivi degli ultimi anni è la facilità con cui oggi è possibile condividere informazioni da remoto e in diretta.

Invece di scambiarsi decine di e-mail per discutere progetti teorici di macchine, acquirenti e OEM possono organizzare una breve riunione online davanti a una macchina simile già in funzione presso lo stabilimento del produttore.

In soli 30 minuti, spesso è possibile verificare accessibilità, manutenzione, cambi formato, ergonomia e filosofia operativa, consentendo al cliente di decidere rapidamente quali caratteristiche standard soddisfano già le proprie aspettative e quali richiedono realmente un adattamento.

Secondo la mia esperienza, quei 30 minuti davanti a una macchina reale spesso chiariscono più di venti pagine di specifiche scritte.

Includa le informazioni che solo il cliente conosce

Alcune informazioni possono provenire solo dal cliente e sono essenziali per il successo del progetto.

Queste includono:

• Disegni delle bottiglie e specifiche del prodotto.
• Produzioni richieste e necessità future di capacità.
• Layout dello stabilimento e spazio disponibile per l'installazione, nonché accessi per l'ingresso delle apparecchiature.
• Livello di competenze tecniche degli operatori.
• Connessioni alle utenze e restrizioni di accesso.
• Aspettative relative a FAT, messa in servizio e SAT.

Per le apparecchiature destinate alla movimentazione delle bottiglie, disporre di disegni accurati delle bottiglie è particolarmente importante. Piccole differenze nella loro geometria possono influire significativamente sulle prestazioni della macchina.

Separi gli aspetti tecnici da quelli commerciali

I requisiti tecnici e le condizioni commerciali non dovrebbero essere mescolati nello stesso documento.

Condizioni di pagamento, garanzie bancarie, requisiti assicurativi e penali contrattuali sono importanti, ma dovrebbero essere trattati nell'ambito della negoziazione commerciale e non in una specifica tecnica.

Mantenere separate queste discussioni consente ai team di ingegneria di concentrarsi sulla progettazione della soluzione più adeguata, mentre i team commerciali gestiscono in modo indipendente gli aspetti contrattuali.

Riutilizzi ciò che già funziona

Uno degli approcci più efficaci consiste nel creare una URS standard che possa essere riutilizzata in diversi progetti.

Una parte comune può includere standard aziendali, requisiti di validazione, regole di documentazione e protocolli di comunicazione preferiti.

Una seconda sezione dovrebbe contenere esclusivamente le informazioni specifiche di quel progetto: specifiche delle bottiglie, produzioni richieste, layout, tempistiche e criteri di accettazione.

Questo consente di risparmiare tempo sia al cliente sia all'OEM e permette di integrare i miglioramenti derivanti dai progetti precedenti invece di ripartire da zero ogni volta.

Conclusione

Dopo aver esaminato centinaia di URS nel corso della mia carriera, sono giunto a una conclusione semplice.

I progetti migliori raramente iniziano con le specifiche più lunghe.

Iniziano con quelle più chiare. E ciò che non è chiaro dovrebbe essere discusso, se possibile, direttamente davanti alla macchina.