So erstellen Sie eine gute URS für Verpackungsmaschinenprojekte

Warum eine gute URS wichtig ist

Nach fast 50 Jahren in der Herstellung von Flaschenaufrichtern haben wir Hunderte von User Requirement Specifications (URS) von Unternehmen aus aller Welt geprüft.

Alle URS wurden mit demselben Ziel erstellt: das Projektrisiko zu reduzieren und sicherzustellen, dass der Lieferant die Erwartungen des Kunden klar versteht.

Leider passiert manchmal genau das Gegenteil.

Anstatt das Projekt zu vereinfachen, wird die URS so detailliert, dass sowohl der Kunde als auch der OEM wochenlang Kommentare prüfen, Ausnahmen diskutieren und technische Änderungen bewerten.

Davon profitiert niemand.

Der Kunde investiert mehr Engineering-Stunden in die Prüfung der Kommentare des Lieferanten. Der OEM benötigt mehr Zeit, um Abweichungen von seinem Standarddesign zu bewerten.

Das Projekt wird teurer, die Lieferzeiten verlängern sich und in vielen Fällen ist die fertige Maschine nicht wesentlich besser.

Eine gute URS sollte nicht beschreiben, wie eine Maschine gebaut werden soll.

Sie sollte beschreiben, wie ein erfolgreiches Ergebnis aussieht.

Der Kunde und der OEM verfügen über unterschiedliches Fachwissen

Eine Erkenntnis, die ich im Laufe der Jahre gewonnen habe, ist, dass die besten Projekte entstehen, wenn sich jede Partei auf das konzentriert, was sie am besten kennt.

Der Kunde ist der Experte für seine Produkte, seinen Herstellungsprozess und seine betrieblichen Anforderungen.

Der OEM ist der Experte für die Entwicklung zuverlässiger Packaging-Maschinen.

Eine URS sollte beiden Seiten ermöglichen, ihr jeweiliges Fachwissen einzubringen.

Anstatt technische Lösungen vorzuschreiben, sollte sie die Produktionsziele, Qualitätsanforderungen, regulatorischen Anforderungen und alle projektspezifischen Rahmenbedingungen klar definieren.

Auf dieser Grundlage kann der OEM mithilfe bewährter Technologie und seiner bisherigen Erfahrung die am besten geeignete technische Lösung vorschlagen.

Warum eine zu detaillierte URS das Projekt verteuert

Umfangreiche URS sind nicht nur wegen ihrer Länge problematisch. Das Problem liegt im zusätzlichen Engineering-Aufwand, den sie für alle Beteiligten verursachen.

Jede nicht standardmäßige Anforderung muss geprüft, kommentiert und in vielen Fällen separat kalkuliert werden.

Das Engineering-Team des Kunden prüft anschließend diese Kommentare, bewertet Alternativen und entscheidet, ob die jeweilige Abweichung gerechtfertigt ist.

Gleichzeitig führen nicht standardmäßige Anforderungen häufig zu kundenspezifischem Engineering, zusätzlicher Programmierung, speziellen Komponenten, neuer Dokumentation und längeren Validierungsaktivitäten.

Das Ergebnis ist in der Regel mehr Aufwand für alle Beteiligten, höhere Projektkosten und längere Lieferzeiten.

Definieren Sie Prioritäten, keine technischen Lösungen

Anstatt...

Eine bestimmte Servomotormarke vorzugeben.

Besser...

Die erforderliche Positioniergenauigkeit und die weltweite Verfügbarkeit von Ersatzteilen definieren.

Anstatt...

Das PLC-Modell vorzugeben.

Besser...

Das erforderliche Kommunikationsprotokoll oder die Marke definieren, mit der Ihre Softwareingenieure vertraut sind.

Anstatt...

Dutzende Seiten mit Sicherheitsvorschriften zu kopieren.

Besser...

Die Einhaltung der neuesten anwendbaren Maschinen- und Sicherheitsrichtlinien fordern.

Dieser Ansatz gibt dem OEM genügend Flexibilität, bewährte Standardlösungen einzusetzen und gleichzeitig die Ziele des Kunden zu erfüllen.

Prüfen Sie die Maschine, beschreiben Sie sie nicht

Eine positive Entwicklung der letzten Jahre ist, wie einfach es geworden ist, Informationen aus der Ferne und live zu teilen.

Anstatt Dutzende E-Mails über theoretische Maschinenkonzepte auszutauschen, können Einkäufer und OEMs eine kurze Online-Besprechung direkt an einer ähnlichen Maschine organisieren, die bereits im Werk des Herstellers in Betrieb ist.

In nur 30 Minuten lassen sich häufig Zugänglichkeit, Wartung, Formatwechsel, Ergonomie und Bedienkonzept überprüfen. So kann der Kunde schnell entscheiden, welche Standardfunktionen seine Erwartungen bereits erfüllen und welche tatsächlich angepasst werden müssen.

Nach meiner Erfahrung schaffen diese 30 Minuten an einer realen Maschine oft mehr Klarheit als zwanzig Seiten schriftlicher Spezifikationen.

Nehmen Sie die Informationen auf, die nur der Kunde kennt

Einige Informationen können nur vom Kunden kommen und sind für ein erfolgreiches Projekt von entscheidender Bedeutung.

Dazu gehören:

• Flaschenzeichnungen und Produktspezifikationen.
• Erforderliche Produktionsleistungen und zukünftiger Kapazitätsbedarf.
• Anlagenlayouts und verfügbarer Installationsraum sowie Zugangswege für das Einbringen der Maschinen.
• Technischer Kenntnisstand der Bediener.
• Medienanschlüsse und Zugangsbeschränkungen.
• Erwartungen an FAT, Inbetriebnahme und SAT.

Bei Anlagen für das Leerflaschen-Handling sind präzise Flaschenzeichnungen besonders wichtig. Kleine Unterschiede in der Flaschengeometrie können die Maschinenleistung erheblich beeinflussen.

Trennen Sie technische und kaufmännische Themen

Technische Anforderungen und kaufmännische Bedingungen sollten nicht im selben Dokument vermischt werden.

Zahlungsbedingungen, Bankgarantien, Versicherungsanforderungen und Vertragsstrafen sind wichtig, gehören jedoch in die kaufmännischen Verhandlungen und nicht in eine technische Spezifikation.

Durch die Trennung dieser Themen können sich die Engineering-Teams auf die Entwicklung der richtigen Lösung konzentrieren, während die kaufmännischen Teams die vertraglichen Aspekte unabhängig davon bearbeiten.

Nutzen Sie Bewährtes weiter

Eine der effektivsten Vorgehensweisen besteht darin, eine Standard-URS zu erstellen, die für verschiedene Projekte wiederverwendet werden kann.

Ein gemeinsamer Grundteil kann Unternehmensstandards, Validierungsanforderungen, Dokumentationsvorgaben und bevorzugte Kommunikationsprotokolle enthalten.

Ein zweiter Abschnitt sollte ausschließlich die projektspezifischen Informationen enthalten: Flaschenspezifikationen, erforderliche Produktionsleistungen, Layouts, Zeitpläne und Abnahmekriterien.

Dies spart sowohl dem Kunden als auch dem OEM Zeit und ermöglicht es, Verbesserungen aus früheren Projekten zu übernehmen, anstatt jedes Mal bei null anzufangen.

Fazit

Nachdem ich im Laufe meiner Karriere Hunderte von URS geprüft habe, bin ich zu einer einfachen Schlussfolgerung gekommen.

Die besten Projekte beginnen nur selten mit den längsten Spezifikationen.

Sie beginnen mit den klarsten. Und was nicht eindeutig ist, sollte nach Möglichkeit im direkten Gespräch an der Maschine geklärt werden.